De meeste bedrijven bellen inmiddels allang niet meer via de ouderwetse telefoonlijn. Steeds vaker stappen ze over op VoIP: bellen via internet. Dat klinkt misschien technisch, maar het is eigenlijk heel simpel. Je hebt geen fysieke telefooncentrale meer nodig en ook geen vaste kabels naar elk bureau. Alles verloopt via de cloud.
Het grote voordeel? Je bent bereikbaar waar en wanneer je wilt. Op kantoor, thuis of onderweg. En dat zonder ingewikkelde constructies. In deze blog leggen we uit wat VoIP is, wat je ermee kunt en hoe Init3 ervoor zorgt dat de overstap soepel en zonder stress verloopt. Deze blog is geschreven met input van onze collega Durk van Dellen, VoIP-engineer. Hij helpt dagelijks MKB-bedrijven bij het inrichten en verbeteren van hun telefonie-oplossing.
Wat kun je verwachten van VoIP?
Met VoIP maak je gebruik van een digitale telefooncentrale. Je kiest zelf hoe je bereikbaar wilt zijn: via een vaste telefoon, via een app op je mobiel of via je laptop. Alles wordt centraal geregeld en afgestemd op jouw voorkeuren.
“VoIP draait om flexibiliteit,” vertelt Durk. “Sommige klanten willen per se een toestel op hun bureau, anderen bellen liever via een headset of smartphone. Alles kan, en dat maakt het zo krachtig. Ook buiten werktijd kun je de telefonie automatisch laten doorlopen zoals jij dat wilt. Denk aan een bandje dat afspeelt als je gesloten bent of een doorschakeling naar een storingsdienst.”
VoIP is vooral geschikt voor bedrijven met meerdere locaties of thuiswerkers. Maar ook organisaties die regelmatig wisselen in personeel profiteren van de schaalbaarheid: gebruikers zijn snel toe te voegen of te verwijderen.
Hoe richten wij VoIP in?
Elk bedrijf is anders. Daarom starten we altijd met een goed gesprek. We willen onder andere weten hoe je telefonie nu geregeld is en waar je naar toe wilt? Uiteraard denken we hierin graag met je mee.
Samen kijken we onder andere naar:
- Zijn er verschillende afdelingen waarvoor een keuzemenu nodig is?
- Moeten oproepen tegelijk bij meerdere collega’s binnenkomen?
- Hoe gaan we om met bereikbaarheid buiten openingstijden?
- Moeten mobiele nummers onderdeel worden van het systeem?
Op basis daarvan ontwerpen we de ‘callflow’: het pad dat een telefoontje binnen jouw organisatie aflegt.
“We vragen alles uit,” zegt Durk. “Niet alleen het standaardgebruik, maar ook wat er moet gebeuren als er iemand ziek is of als een afdeling tijdelijk onderbezet is. Die scenario’s bouwen we direct in.”
Ook geschikt voor complexere situaties
Heb je veel inkomende telefoontjes? Dan kan een callcenteromgeving uitkomst bieden. Denk aan wachtrijen waarin bellers automatisch worden verdeeld over beschikbare medewerkers. Supervisors kunnen realtime meekijken met prestaties en belstatistieken.
Werk je met een CRM-systeem of andere software? Dan kunnen wij je VoIP-omgeving koppelen, zodat klantinformatie direct zichtbaar is zodra iemand belt.
“Die koppelingen maken het verschil,” legt Durk uit. “Bijvoorbeeld bij een receptie, zodra iemand belt, zie je meteen wie het is en welke collega erbij hoort. Dat werkt een stuk sneller en persoonlijker.”
Wat je als klant merkt van de overstap
De overstap naar VoIP moet geen hoofdpijn opleveren. Daarom regelen wij alles: van het inrichten van de centrale tot het installeren van toestellen of headsets. Ook geven we uitleg aan je medewerkers, zodat iedereen weet hoe het werkt.
Juist tijdens de overstap is het prettig als er iemand in de buurt is die direct kan helpen. Wij zijn dan ook vaak aanwezig op de locatie.
“De meeste vragen komen niet tijdens het overleg, maar als iemand voor het eerst moet opnemen,” zegt Durk lachend. “Dan is het fijn dat we erbij zijn. We laten niemand zwemmen.”
Voordat we je nummer overzetten, testen we alles uitgebreid. Pas als jij tevreden bent, maken we de overstap. Dit doen we op een rustig moment dat jij zlef kiest, zoals tijdens de lunchpauze of aan het eind van de werkdag. Alles om te zorgen dat je gewoon bereikbaar blijft!
Wie is Durk?
Durk van Dellen is VoIP-engineer bij Init3. Hij spreekt dagelijks met klanten over hun wensen, richt systemen in en zorgt ervoor dat iedereen prettig kan werken met de nieuwe oplossing. Wat hem kenmerkt? Hij denkt vooruit, stelt de juiste vragen en zorgt dat klanten nooit voor verrassingen komen te staan. Zijn praktische instelling en technische kennis maken hem een waardevolle schakel in onze projecten.
