De manier waarop we werken is in korte tijd flink veranderd. Thuiswerken, flexplekken en hybride vergaderen zijn inmiddels de norm. Toch is telefonie bij veel organisaties nog traditioneel ingericht: vaste toestellen op het bureau, een fysieke centrale op locatie en een bereikbaarheid die stopt zodra je niet op kantoor bent.
Dat kan slimmer! Steeds meer organisaties kiezen daarom voor Teams Calling: bellen via Microsoft Teams. Niet als hippe gadget, maar als logische, toekomstbestendige stap in de manier van werken.
Waarom steeds meer bedrijven overstappen op digitale telefonie
De behoefte aan flexibiliteit groeit. Veel mkb-organisaties lopen tegen beperkingen aan van hun bestaande telefonieoplossing.
Hierbij kun je denken aan:
- verouderde hardware of telefoontoestellen
- een telefoniecontract dat afloopt
- medewerkers die vaker buiten kantoor werken
- de wens om thuis en onderweg net zo bereikbaar te zijn als op kantoor
“Veel van onze klanten gebruiken Teams al. Dan is de stap naar bellen via Teams eigenlijk heel logisch,” vertelt Martijn, technisch consultant bij Init3. “Het maakt niet uit of je op kantoor zit of thuiswerkt, je bent overal bereikbaar.”
Wat is Teams Calling en hoe werkt het?
Teams Calling is bellen via Microsoft Teams. Simpel gezegd: je koppelt je zakelijke telefoonnummers aan Teams, waardoor je belt en gebeld wordt binnen één platform. Je hebt geen losse telefoontoestellen meer nodig. Zelfs geen aparte centrale. Teams Calling maakt gebruik van je bestaande internetverbinding en integreert volledig met Microsoft 365.
Je kunt bellen via je laptop, pc of smartphone. Het enige wat je nodig hebt is de Teams-app. Het nummer blijft gekoppeld aan jou als persoon, niet aan een werkplek of toestel. Zodra je inlogt, ben je bereikbaar. Of je nu op kantoor zit, thuiswerkt of onderweg bent: je bent bereikbaar zoals je dat zelf instelt.
De voordelen op een rij: eenvoud, flexibiliteit en controle
Bellen via Teams biedt een aantal praktische voordelen die direct aansluiten bij de manier waarop moderne organisaties werken. Zo is het grootste voordeel misschien wel de flexibiliteit: je kunt bellen vanaf elk apparaat, waar je ook bent. Dat betekent dat de receptioniste net zo goed thuis kan werken en medewerkers hun gesprekken oppakken via hun laptop of smartphone.
Daarnaast zorgt de integratie met Teams voor overzicht en gemak. Doordat je al werkt in Teams voor chatten en vergaderen, voelt telefonie via hetzelfde platform vertrouwd aan. Martijn legt uit: “Je organisatie werkt misschien al met Teams, dan is het prettig dat telefonie daar gewoon in meedraait. Geen extra systemen, alles centraal.”
Een ander voordeel is de beschikbaarheidsstatus van collega’s. Binnen Teams zie je in één oogopslag wie er beschikbaar is, in gesprek zit of een vergadering heeft. Dat voorkomt onnodige onderbrekingen en maakt het makkelijker om door te verbinden.
Ook zijn alle basisfunctionaliteiten aanwezig, zoals wachtrijen, keuzemenu’s en doorschakelen. “Je kunt zelfs warm en koud doorverbinden,” vertelt Martijn. “En als je het goed instelt, komt een telefoontje nooit ongelegen binnen, bijvoorbeeld tijdens een meeting.”
Tot slot is er het voordeel van schaalbaarheid: je zit niet meer vast aan toestellen of vaste werkplekken. Nieuwe collega? Met een extra Teams-licentie is ook hij of zij zonder problemen bereikbaar.
Voor wie is Teams Calling geschikt?
Voor veel organisaties is Teams Calling een uitstekende oplossing. Zeker als je al werkt met Microsoft 365, veel hybride werkt of graag de communicatie centraliseert. Maar het past niet in elke situatie.
“Als je hele specifieke eisen hebt, zoals uitgebreide keuzemenu’s, speciale oproepsystemen of integratie met opnames en bandjes — denk aan een huisartsenpost — dan is een traditionele centrale soms toch praktischer,” legt Martijn uit. Ook organisaties die complexe integraties met software nodig hebben, moeten eerst goed kijken of Teams voldoet.
De kracht zit in de eenvoud en flexibiliteit van het systeem. Voor de gemiddelde mkb’er die werkt met Microsoft-producten en bereikbaar wil zijn vanaf elke locatie, is het een passende oplossing.
Overstappen zonder stress: zo pakken wij het aan
Telefonie is cruciaal voor je bereikbaarheid. Daarom pakken wij bij Init3 een overstap naar Teams Calling altijd gestructureerd en zorgvuldig aan. Allereerst wordt er samen met jou gekeken naar wensen en eisen. Denk aan belgroepen, keuzemenu’s, doorverbinden en de gewenste apparaten.
Vervolgens wordt een volledige demo-omgeving ingericht. Deze wordt uitvoerig getest, zodat alle functionaliteiten werken zoals verwacht. “We zetten pas het echte nummer over als alles werkt,” benadrukt Martijn. “Dat geeft rust en voorkomt dat je onbereikbaar bent tijdens de overgang.”
De overstap zelf vindt plaats op een afgesproken moment. Dit is bij voorkeur op een rustig tijdstip, zoals tijdens de lunchpauze of aan het eind van de dag. Wij zijn op dat moment fysiek aanwezig. Niet alleen om technische ondersteuning te bieden, maar ook om de gebruikers op weg te helpen.
“We nemen het personeel stap voor stap mee,” verduidelijkt Martijn. “We helpen met headsets, instellingen en uitleg. En ook na de overstap blijven we beschikbaar voor vragen of aanpassingen. Het gaat niet alleen om techniek, maar om mensen die goed willen blijven werken.”
Aan de slag met Teams Calling
Wil jouw organisatie de overstap maken naar Teams Calling of wellicht wil je meer informatie na het lezen van deze blogpost? Wij helpen je graag verder. Neem nu contact met ons op.
Neem
