Een overstap naar een nieuwe IT-partner brengt altijd spanning met zich mee. Zeker bij een accountantskantoor waar dertig medewerkers vrijwel volledig digitaal werken. Hoe lang het werk stil komt te liggen, of alle data straks beschikbaar is en of iedereen daarna weer kan inloggen, zijn daarbij belangrijke vragen.
Herman Ruiter van DCHTBJ! MKB Accountants & Adviseurs hield rekening met een flinke onderbreking. Dat liep verrassend anders. Toen hij de ochtend van de migratie op kantoor kwam, kon hij rond half tien alweer aan het werk. “Na anderhalf uur kon ik eigenlijk alweer inloggen. Dat heeft me echt positief verrast,” laat Herman weten.
De nieuwe omgeving was op dat moment al ingericht en de data was in de avond en nacht ervoor overgezet. Op locatie hielpen we de medewerkers vervolgens om weer in te loggen.
Zonder IT gebeurt er weinig
DCHTBJ! heeft ongeveer dertig medewerkers. De hoofdvestigingen staan in Lemmer en Leeuwarden. Daarnaast werkt het kantoor op vaste dagen vanuit Sneek en Ameland.
De medewerkers werken met Microsoft 365 en verschillende programma’s voor onder meer salarisadministratie, belastingaangiften en jaarrekeningen. Ze moeten vanaf iedere locatie veilig bij hun programma’s en gegevens kunnen.
“Als de IT niet draait, dan kunnen we niks,” vertelt Herman. “Bij een storing zit iedereen bij wijze van spreken om zich heen te kijken.”
IT staat bij veel organisaties niet voortdurend op de voorgrond. Totdat iets niet werkt. Dan wordt direct duidelijk hoeveel werkzaamheden ervan afhankelijk zijn.
Bij DCHTBJ! komt daar nog bij dat medewerkers dagelijks met vertrouwelijke gegevens werken. De digitale omgeving moet dus niet alleen beschikbaar zijn, maar ook goed beveiligd.
De organisatie groeide sneller dan de IT-omgeving
Een aantal jaren geleden werkten er ongeveer vijftien mensen bij DCHTBJ!. Inmiddels zijn dat er rond de dertig. De server op kantoor was niet berekend op die groei. Wanneer veel medewerkers tegelijk in de omgeving werkten, liep het systeem regelmatig vast.
De overstap naar een cloudomgeving, die werd verzorgd door de toenmalige IT-partner, verbeterde de snelheid. Medewerkers konden bovendien vanaf verschillende locaties werken. Toch bleven er storingen.
Ook de samenwerking met de toenmalige IT-partner veranderde. Door meerdere overnames werd het bedrijf steeds groter. De lijnen werden langer en het persoonlijke contact nam af.
“Op een gegeven moment kregen we het gevoel dat we een nummer waren,” zegt Herman. “Wij werken zelf graag met korte lijnen. Dat zochten we ook bij onze IT-partner.”
Via bestaande contacten kwam DCHTBJ! met INIT3 in gesprek. Wat DCHTBJ! zocht, was vooral een partij die dichtbij genoeg stond om snel te kunnen schakelen.
De voorbereiding voor de migratie begon weken eerder
Op de dag van de migratie moesten alle programma’s, bestanden en gebruikers beschikbaar komen in de nieuwe omgeving. Een fout of vertraging zou meteen gevolgen hebben voor het hele accountantskantoor.
Daarom begonnen we al enkele weken eerder met de inrichting. De nieuwe omgeving stond klaar voordat de data werd overgezet. Op een afgesproken moment stopten de medewerkers met werken in de oude omgeving. Vanaf dat moment konden wij de meest recente gegevens kopiëren.
Dat gebeurde in de avond en nacht. De volgende ochtend was onze collega Dirk Jan op de vestiging in Lemmer aanwezig en Martijn was op de DCHTBJ!-locatie Leeuwarden. De medewerkers werden één voor één geholpen met het inloggen in de nieuwe omgeving.
Herman had verwacht een groter deel van de ochtend kwijt te zijn. Om half tien werkte hij alweer. “Ze waren de avond ervoor al bezig geweest. De volgende ochtend was het eigenlijk zo geregeld. Dat ging echt boven verwachting snel.”
In grote lijnen zijn dit onze stappen bij een IT-migratie:
- We richten de nieuwe omgeving vooraf in.
- We zetten de data ’s avonds en ’s nachts over.
- De volgende ochtend controleren we de IT-omgeving.
- Op locatie helpen we de medewerkers met inloggen.
- Iedereen kan weer aan het werk.
Even wennen en daarna weer door
Voor de medewerkers veranderde vooral de manier van inloggen. Dat was in het begin even wennen. Daarna gingen zij weer verder met hun normale werkzaamheden.
Volgens Herman is dat precies wat je wilt: “Als het systeem goed werkt, hoor je niemand. Maar bij een storing staat iedereen meteen voor je bureau. Gelukkig horen we dat nu eigenlijk niet. Iedereen kan gewoon zijn werk doen.”
En misschien zegt dat uiteindelijk wel het meest over de migratie. Voor medewerkers hoeft een nieuwe IT-omgeving helemaal niet spectaculair te voelen. Als zij snel weer verder kunnen met hun werk, heeft de techniek op de achtergrond gedaan wat hij moest doen.
Geen onbekende achter de IT-helpdesk
De snelheid van de systemen veranderde na de migratie niet enorm. Dat was ook niet de belangrijkste reden om over te stappen. Voor DCHTBJ! zit het verschil vooral in de continuïteit en de ondersteuning wanneer er wel iets speelt. “Bij INIT3 kennen ze nu ons systeem en weten ze hoe het in elkaar zit,” vertelt Herman. “Dat werkt prettig.”
Als er een urgente storing is, kan DCHTBJ! direct contact opnemen. Andere vragen worden meestal dezelfde dag opgepakt. Juist die korte lijnen waren een belangrijke reden om voor INIT3 te kiezen. “Dat misten we bij onze vorige IT-partner. Daar werd de afstand steeds groter. Bij INIT3 hebben we die korte lijnen weer gevonden.”
DCHTBJ! MKB Accountants & Adviseurs in het kort
DCHTBJ! helpt ondernemers met onder meer advisering, administratie, belastingaangiften, salarisadministratie en jaarrekeningen. Het kantoor bestaat ruim 55 jaar en telt ongeveer dertig medewerkers.
De naam DCHTBJ! past bij de manier waarop het kantoor wil werken: persoonlijk, betrokken en met korte lijnen. Diezelfde manier van samenwerken zocht de organisatie ook bij een IT-partner.
Organisatie: DCHTBJ! MKB Accountants & Adviseurs
Aantal medewerkers: ongeveer 30
Locaties: Lemmer, Leeuwarden, Sneek en Ameland
Vraag aan INIT3: migratie naar een nieuwe IT-omgeving en ondersteuning daarna
Resultaat: korte onderbreking tijdens de migratie en korte lijnen met de helpdesk
Overweeg je zelf over te stappen naar een andere IT-partner, maar zie je vooral op tegen de migratie? Neem gerust contact met ons op. Dan kijken we naar je huidige omgeving en wat er nodig is om de overstap goed voor te bereiden.
Meer weten?
Meer weten wat wij voor jou kunnen betekenen?
Neem contact op met Dirk Jan
