Waarom het verstandig is om Microsoft 365 data te back-uppen

Herken je dit? Je bent dringend op zoek naar e-mailverkeer van een half jaar geleden, waarin prijsafspraken gemaakt zijn met een klant. Maar de collega die de correspondentie gevoerd heeft, is inmiddels uit dienst en de licentie is opgezegd. Helaas, je hebt geen toegang meer tot de betreffende data. Om deze (paniek)situaties te voorkomen, is het belangrijk om zelf je data te back-uppen. Óók wanneer je gebruik maakt van een clouddienst zoals Microsoft 365.

In deze blog maken we je bewust van de risico’s die ontstaan als er geen back-up wordt gemaakt van je Microsoft 365 data. Wij zien bedrijven steeds vaker overstappen op clouddiensten. En Microsoft 365 is daarbij een populaire keuze. Deze oplossing biedt tools zoals OneDrive en Outlook. Clouddiensten hebben veel voordelen, zoals flexibiliteit, kostenbesparing en ze bieden support en onderhoud. Maar er schuilt ook een belangrijk risico: dataverlies.

Microsoft 365: Beperkte opslag van data

Veel organisaties denken dat hun data veilig is in de cloud. Toch biedt Microsoft 365 maar beperkte herstelopties. Documenten in de prullenbak en de versiegeschiedenis worden na een korte periode gewist.  Dus als je te laat bent, is de data voorgoed verdwenen. Microsoft werkt met het principe van gedeelde verantwoordelijkheid: zij zorgen voor de infrastructuur, maar de beveiliging van je data is jouw taak. Voor het bewaren en herstellen van Microsoft 365 data heb je dus echt een eigen back-up nodig.

Wat kan er zoal misgaan: de risico’s op een rijtje

1. Onopzettelijke verwijdering
   Een fout is snel gemaakt. Een medewerker verwijdert per ongeluk een belangrijke map. Of oude e-mails worden gewist, die later toch nodig blijken te zijn. Zonder een betrouwbare back-up kan dit leiden tot veel frustratie en natuurlijk blijvend dataverlies.
2. Dataverlies bij vertrekkende medewerkers
   Bij het vertrek van een medewerker wordt het account vaak snel gedeactiveerd waardoor waardevolle data verloren kan gaan. Dit kun je oplossen door de e-mailbox te delen voordat de medewerker vertrekt. Zo blijven de gegevens beschikbaar.
3. Cyberaanvallen en externe bedreigingen
   Cybercriminelen richten zich steeds vaker op cloudgebruikers. Phishing, malware en andere aanvallen kunnen ernstige gevolgen hebben. Zonder back-up kan dit leiden tot grote problemen met alle gevolgen van dien.
4. Interne bedreigingen
   Niet alle risico’s komen van buitenaf. Soms komt de bedreiging van binnen en worden er opzettelijk belangrijke gegevens verwijderd. Dit komt gelukkig niet vaak voor, maar het risico bestaat. Een goede back-up zorgt er ook dan voor dat de schade beperkt blijft.

Naleving van wet- en regelgeving

Tenslotte moeten veel bedrijven voldoen aan strenge regels op gebied van gegevensbewaring. Een betrouwbare back-up kan helpen om boetes en juridische problemen te voorkomen.

De oplossing: een solide back-upstrategie

Een goede back-upstrategie beschermt je bedrijf tegen dataverlies. Dit betekent regelmatig back-ups maken en testen of je data snel kan worden hersteld. Bij Init3 kennen we de risico’s van dataverlies bij het gebruik van clouddiensten. We weten hoe belangrijk het is om je data te beschermen. Onze experts helpen je bij het ontwikkelen van een back-up oplossing die past bij jouw bedrijf. Wil je weten hoe we je kunnen helpen? Neem vandaag nog contact met ons op. Samen zorgen we ervoor dat je data beschikbaar en veilig blijft.